Berikut adalah panduan untuk melakukan persiapan dan pengelompokan surat pada proses pengarsipan: Persiapan Surat. 4. Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri. 3. Sistem pengelolaan ini merupakan correspondence management atau yang seringkali disebut sebagai tata persuratan. Berdasarkan uraian tersebut, maka peneliti akan mencoba membahas salah satuOptimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat dengan Google Form, Spreadsheet dan Google Drive Secara Terintegrasi Ridawati Manik - Nama Orang; Tidak Tersedia Deskripsi. Daftar Pustaka. Menyusun kegiatan awal dari sebuah pameran di sekolah tempat pelaksanaan. id digilib. Dokumen yang sudah dicek, diberi kode dan disortir, sekarang gilirannya disimpan. 3 Activity Diagram Surat Keluar Pada gambar 4. Sistem kartu kendali o Penanganan surat masuk sistem buku agenda. Penyediaan prasarana perangkat. Arsip masih sering dibutuhkan dan digunakan di sebuah organisasi atau. Mengarsipkan Surat Penting. Menyortir surat yang akan di. 19780222 201001 2 007. Dilengkapi Pengertian dan Cara Membuat! 25 September 2023. Klik kotak Jalankan Arsip Otomatis setiap n hari, lalu tentukan seberapa sering Arsip Otomatis akan dijalankan. Nama-nama yang diambil berasal dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat masih memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya, kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif dan ekonomis. kehilangan surat masuk dan surat keluar, misalnya ketika surat-surat sudah tertumpuk sangat banyak dan sudah tidak memiliki tempat untuk menyimpan surat-surat tersebut dan menyebabkan tercecernya surat-surat tersebut. Terutama dokumen berupa berkas kelahiran, pengobatan, akta kepemilikan perusahaan, berkas asuransi dan lain sebagainya. 2. Tugas pertama yang harus dilakukan adalah mensortir surat-surat bagi Pimpinan berdasarkan atau surat-surat penting, yang kebanyakan berupa surat-surat dinas pemerintahan, surat-surat dinas dari perusahaan, dan surat-surat dinas dari perorangan semuanya ini dipisahkan dari surat-surat yang kurang penting. Tugas pengarsipan juga termasuk menyisihkan surat-surat yang urgensinya rendah sehingga tidak memakan banyak tempat. Dengan fasilitas ini mereka dapat saling mengirim dan menerima surat, gambar, suara, dan video. Cara Mengagendakan Surat Secara Digital. 4. Informasi Detail Judul Seri-No. Selain itu, dengan fasilitas ini, pengguna dapat pula mengarsipkan surat-surat yang diangap penting dengan menyimpannya pada folder yang disediakan untuk itu disebut dengan. 1, 7, dan 10. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat) c. or back-up. Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan. Penyimpanan surat / dokumen adalah hal yang penting dalam suatu perusahaan atau badan usaha pada umumnya. - Menerima, mencatat, mengarsipkan berkas dokumen SPM. Agar dapat mengelola surat dengan baik maka pengelola persuratan atau tenaga administrasi sekolah perlu memahami beberapa dari surat seperti: a. Aplikasi persuratan adalah perangkat lunak ( software) penerimaan surat yang mampu membantu pendistribusian surat dengan mudah, cepat, dan tepat. Tugas sekretaris lainnya adalah mengarsipkan surat-surat penting tersebut dan menyusunnya sesuai tanggal, waktu pengeluaran surat-surat tersebut secara cermat dan teratur. Karena dengan menggunakan aplikasi maka budaya mencetak dokumen surat dan mengarsipkan surat berupa kertas akan berkurang. 2. Berdasarkan informasi. Berikut adalah contoh surat teguran disiplin karyawan: Kepada Yth. 1. surat atau dokumen, papan tulis, kartu nama, kwitansi, menu, tanda, memo tulisan tangan, atau apa pun yang mengandung teks yang ingin di impor sebagai bentuk softcopy. Seksi Kesekretariatan. Paket Belajar. Sebab, setiap jenis arsip memiliki fungsi, tujuan dan kegunaan yang berbeda-beda. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Terdapat 6 langkah yang harus dilakukan dalam mengarsipkan surat masuk dan surat keluar dengan sistem abjad, yaitu: 1. Alat pengingat, misalnya surat yang telah diarsipkan. Penuh Kesan! 30 Agustus 2023. No. Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat. SISTEM TANGGAL (Chronological Filing system) Pengertian Kearsipan Sistem Tanggal. Kabag BAUKK memproses surat tersebut sesuai kebutuhan : - Mencatat surat keluar kedalam buku agenda dan ekspedisi - Mengarsipkan kedalam file surat keluar, - menyerahkan ke bidang/bagian terkait . Surat dinas resmi ini perlu dicatat terlebih dahulu dalam agenda oleh petugas yang disebut agendaris. Aplikasi persuratan adalah perangkat lunak ( software) penerimaan surat yang mampu membantu pendistribusian surat. PERKEMBANGAN SUMBER DAYA INFORMASI Tinjauan mengenai sejarah sistem informasi mencakup peninjauan kembali tentang bagaimana piranti keras telah mengalami evolusi dan bagaimana penerapannya dari waktu ke waktu. dimana dilaksanakannya aktifitas surat menyurat dan ketata usahaan. Menyortir surat yang akan disimpan 3. Merekap Data supaya lebih ringkas dan tersimpan dalam keadaan terstruktur. Surat dinas rahasia. B. Nama orang Indonesia. yg akan KGB & diparaf 2-3 jam Surat pemberitahu-an nama-nama peg. Kemudian melaksanakan kebersihan lingkungan kantor dan bertanggung jawab atas keamanan kantor. Mengumpulkan surat 2. Website d. Mengarsipkan surat-surat dengan baik adalah hal yang penting untuk menjaga agar surat-surat tetap terorganisir dan mudah dicari. uns. Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan tanggal surat, misalnya surat yang di buat tanggal 10 Maret 2007 disimpan. Tujuan Kearsipan Mengarsip atau yang lebih dikenal dengan istilah filing merupakan bagian dari kegiatan rutin seorang sekretaris atau arsiparis. ada surat izin dan dan pemberitahuan. Keberhasilan dari kegiatan kearsipan apabila arsip yang dicari dapat ditemukan dalam waktu yang cepat. 5 Mengarsipkan Surat 37 Gambar III. Tentu saja hal seperti ini memakan waktu dan cukup merepotkan bagi pegawai. Dengan tersedianya Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar di Dinas Koperasi dan Usaha Kecil Provinsi Jawa Barat, dapat memudahkan sekretariat dalam mengarsipkan surat,. Penyimpanan kumpulan surat-surat dinas yang disimpan sehingga pada setiap dibutuhkan. Ilustrasi Surat Permohonan. ZeniusLand. a. Peraturan tentang pindah datang/ pindah domisili tertuang dalam. Mengarsipkan dokumen merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan perusahaan, agar dapat menjaga dokumen tersebut dan mudah mencarinya ketika dibutuhkan. – Menetapkan caption atau judul surat. merangkap tugas-tugas lain. b) MengindeksPT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang hanya mempunyai satu pegawai yang khusus menangani tentang pengelolaan surat masuk dan surat keluar mulai dari menerima surat, mengagenda surat, pendisposisian, menggandakan surat, mendistribusikan surat, sampai dengan mengarsipkan surat. Pengertian Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain, dari. Penyimpanan dokumen ini bisa memakai snelhecter, stofmap folio, portapel,. Tugas lain sekretaris adalah mengarsipkan surat-surat penting tersebut dan menyusunnya sesuai tanggal dan waktu pengeluaran surat secara cermat dan teratur. Langkah kedua adalah melakukan pemilihan tema. Memberikan. Membuat Surat Rekomendasi Pembuatan Karis dan Karsu. 10. d. Di bawah Arsip Otomatis, klik Pengaturan Arsip Otomatis. Y. 6. proses yang digunakan untuk mengarsipkan surat menyurat masih menggunakan cara manual membutuhkan waktu 10-15 menit untuk proses pengarsipan surat-surat yang ada. Arsip Bagian Umum Dan Keuangan SK Dirjen Badilag Nomor 1351. pengertian surat, b. Sistem Pokok Surat Terminal Digit Sistem penyimpanan arsip menurut pokok berarti warkat dibuatditerima disimpan menurut pokok masalah pokok urusan. Proses pemberkasan arsip dilakukan sebagai berikut : 1. go. Kesimpulan. Mengarsipkan surat-surat b) Kegiatan Pembinaan Rumah Tangga 1. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR NIP. Dengan fasilitas ini mereka dapat saling mengirim dan menerima surat, gambar, suara, dan video. Browsing. Program Keahlian Manajemen Perkantoran. Sales Record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Arsip Koran dan ”E-Paper”. a) Memeriksa surat/berkas. . Terutama kalau jumlah dokumen sebelumnya. Setiap soal dilengkapi dengan kunci jawaban dalam bentuk spoiler. SOP Pengarsipan Surat Dinas Kepegawaian 2. Salah satu sistem penyimpanan arsip yang dapat Anda pakai adalah. Membuat struktur organisasi Pengadilan Agama Kudus. Pada tab data eksternal , dalam grup impor & link , klik Access. Ilustrasi surat (Sumber: PIxabay) Liputan6. Oleh karena itu, jika seorang PNS, dari bagian mana pun, menerima surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat. Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. com, Jakarta Surat resmi dapat diartikan sebagai surat yang digunakan untuk keperluan formal atau resmi. Sedangkan apabila pameran tersebut akan diselenggarakan di luar sekolah, perlu ada surat izin dan dan pemberitahuan kepada instansi pemerintah yang berwewenang. Kepala LPMP Kasubbag Umum Penata Usaha Pimpinan. surat-surat penting tersebut dan. 16. Sekretaris harus mengarsipkan surat yang dianggap penting sehingga bisa digunakan untuk kegiatan organisasi. Pengelolaan arsip ini tentunya harus dikerjakan dengan sangat baik. A. Melakukan pemesanan perlengkapan Alat Tulis Kantor. Menyortir akan membuat ruang arsip semakin tertata dengan rapi. Meskipun demikian sudah dapat digunakan untuk mendata, membuat disposisi serta mengarsipkan surat masuk dan surat keluar. Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan YME karena atas limpahan rahmat, hidayah dan inayah-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah tentang “PERSURATAN DAN KEARSIPAN” dengan lancar dan tepat waktu tanpa halangan suatu apapun. 2. persuratan yang berkoordinasi dengan pembuat surat. Selain itu, proses pengarsipan surat masuk hanya menyimpan berkas surat pada map sehingga apabila berkas surat tersebut hilang dan jika berkas tersebut dibutuhkan kembali surat akan sulit untuk ditemukan. Teliti. 6. Siswa mampu mengarsipkan surat-surat sesuai dengan teori yang telah dipelajari. 2. Lazarus Widyo P, S. Mengarsipkan aplikasi registrasi desain tidak menjamin pendaftaran desain. Ichsanti. KATA PENGANTAR. Seringkali saking padatnya tugas yang harus diselesaikan, berkas-berkas tersebut akhirnya hanya menumpuk dan membuat meja kerja jadi terlihat berantakan. Kom Staf Kepegawaian/ 1. 13 September 2020. Setiap soal dilengkapi dengan. S. 1. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi, dll. Blog. 5. Dalam penanganan surat ada beberapa perlengkapan yang harus. Salah satu cara mudah dalam mengelola arsip/surat secara elektronik adalah dengan menggunakan Ms. Ada 5 macam sistem pengarsipan, yaitu: Alphabetic system. Untukᅟ menangani ᅟ masalah tersebutᅟ dibutuhkan suatuᅟ aplikasi ᅟ yangᅟ dapatᅟ membantuᅟ pengarsipan surat suratᅟ secara ᅟ elektronik berbasis web. menerima dan menindaklanjuti memo/nota disposisi. Daftar Isi Contoh Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Apa Itu Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor? Mengapa Surat Masuk Dan Surat Keluar Perlu Diarsipkan? Kapan Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Dilakukan? Dimana Tempat Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Dilakukan? mengarsipkan / meng·ar·sip·kan / v membuat jadi arsip; pengarsip / peng·ar·sip / n orang yg mengarsipkan: ia termasuk pengarsip yg rapi; pengarsipan / peng·ar·sip·an / n proses, cara, perbuatan mengarsipkan: manajemen yg baik, antara lain, ditandai oleh pengarsipan yg baik pula; kearsipan / ke·ar·sip·an / n perihal arsip: dokumentasi. Jadi surat yang mempunyai kode sama/sejenis dikelompokkan menjadi satu. Surat-surat yang akan diberkaskan (atau disimpan dalam filling cabinet) sudah mendapat Disposisi Simpan. Mengelola administrasi perpustakaanSurat dinas yaitu surat resmi yang ditujukan kepada suatu instansi/organisasi untuk keperluan administrasi. Dalam. arsip /ar·sip/ n dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau,. mengembalikan surat yang tidak jelas/salah alamat. Ordner ini seperti map folder, yakni untuk menyimpan berbagai surat dan dokumen. Jika perlu, cantumkan pula sapaan atau gelar resmi orang tersebut. bahwa untuk mendukung terciptanya keseragaman dalam pengurusan surat agar lebih efisien, efektif dan sistematis guna. 15 Activity diagram untuk proses mengarsipkan data surat. Memeriksa berkas. 3/04/2016 Tentang Pedoman Tata naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Direktorat Jendral Badan Peradilan AgamaSetelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. 2. 2 dari 4 halaman. Data terorganisir dengan baik sehingga lebih mudah untuk menemukan dokumen yang tepat saat Anda membutuhkannya. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad. Menerima dan mengarsipkan surat IDP/IDS/ID yang telah diunggah, sampai dengan akhir bulan. 4. Jenis surat dinas, diantaranya: Surat dinas rutin/biasa. Pejabat Eselon IV 2. Mulailah dari tanggal yang termuda/nomor dikeluarkannya bukti transaksi. Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya. Mengarsipkan nota pesanan ke dalam arsip menurut nomor urutnya. ) Mengarsipkan surat pesanan dan surat. berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil. Mengarsipkan surat keluar dan masuk. Dalam penggunaannya, surat memiliki lima buah fungsi. 5. Beberapa aktivitas yang dilakukan adalah memastikan kontak karyawan dan manager selalu terbaru, mengarsipkan notulensi dan laporan serta menyiapkan. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi. menpan. Pengertian Administrasi : Tujuan, Ciri, Fungsi, dan Jenisnya. Siswa mampu mengambil foto/video dengan.